CONSTRUINDO UMA EMPRESA - CAPÍTULO VI - ESTRUTURA

CONSTRUINDO UMA EMPRESA - CAPÍTULO VI

ESTRUTURA

Na definição da estrutura organizacional da empresa devemos seguir o modelo:

CONTROLE

MARKETING COMERCIAL

BUSINESS

Essas são as três grandes áreas de uma empresa. Todas empresas devem ser estruturadas considerando a função de cada área, sua importância, interligações e objetivos. São os pilares e sem uma delas, a estrutura poderá "ruir".

BUSINESS

Como falei em outro Post, as empresas são formadas por empreendedores que possuem expertise em determinada área. São profissionais liberais, comerciantes ou simplesmente empreendedores.

Nesse caso podemos afirmar que o BUSINESS será o primeiro pilar e provavelmente ajudará aos outros dois na definição da estrutura. Não vamos tratar dessa estrutura aqui pois é técnica, operacional. Cabe ao empreendedor desenvolver ou possuir habilidades para fazer essa área funcionar. No entanto alerto para a necessidade de se capacitar para Gerenciar os processos e pessoas. Conhecer o BUSINESS somente não garante resultados.

O empreendimento poderá funcionar com esse conhecimento. No entanto, a empresa não se estabelecerá. Vamos lembrar que a natalidade das empresas duram até 2 anos e esse é o fator principal da mortalidade: o empreendedor não se capacita para ser empresário. Aliado a falta de capacitação encontramos no perfil do empreendedor a vaidade, apego e ignorância, três venenos humanos.

CONTROLE

Essa área é o cérebro da empresa. Define, acompanha, mede, ajusta, revisa processos e garante o fluxo das informações de maneira estruturada. Mede os resultados e ajuda na redefinição de rumos, sempre buscando a perenidade da empresa.

Formada pelas áreas administrativa, financeira, contabilidade, pessoal, fiscal. Algumas dessas áreas podem e devem ser terceirizadas a exemplo da contabilidade e fiscal. A área de pessoal tem dois aspectos: o interno, que controla as ações dos colaboradores como ponto, admissão, demissão, afastamento, férias e escala de trabalho e a externa que cuida do e-social, fechamento de folha, guias e obrigações acessórias.  

A área administrativa sempre é rematada a terceiro plano. No entanto, chamo a atenção para algumas tarefas próprias desta área: arquivo, controle de documentação, controle de contratos, acompanhamento de manutenção, controlar documentação de pessoal, VR, transporte, ponto, compras e controle de estoque dentre outros.

A área financeira é responsável, pelo tratamento e controle das informações de vendas, fechamento de caixa, contas a pagar e receber, controle do fluxo de caixa, acompanhamento de orçamento, fechamento mensal de resultado, acompanhamento da contabilidade, relação com van os e fornecedores.

Existe uma grande anomalia na criação e gestão dessa área de controle. O empreendedor, em 90% dos casos, não conhece essas tarefas. Não valoriza a importância e necessidade de controle, não foca em contratar pessoas com capacitação específica. Contrata por "custo" e não por competência. Busca contabilidade que "cobre" pouco pois acham que sua função é emitir guias de impostos. Não sabem a importância de ter uma contabilidade que aconselhe, defina a atividade da empresa, planeje as contratações, auxiliem ao cumprimento das normas governamentais. O preço final é muito caro e custa o fechamento da empresa.

Nesses 25 anos de Consultoria vivenciei várias empresas promissoras que sucumbiram por não controlar seus números. Não planejar, acompanhar e medir resultados. Buscar aconselhamento em profissionais sem qualificação. Controlar caixa e não competência ( aspectos contábeis).

MARKETING - COMERCIAL

Muitos empreendimentos ao serem concebidos, partem do princípio que o importante para o sucesso é:

  • BUSINESS;

  • Ponto e estruturação do ponto;

  • O empreendedor.

" Olha, sou excelente profissional e conheço meu negócio. Montei uma estrutura excelente com projeto assinado, móveis e utensílios de primeira, equipamentos de ponta. Coloquei meu nome no negócio e agora é só esperar. O cliente vêm. Caso não venha, ele é quem está perdendo." Essa afirmação, por mais estúpida que pareça, é real e está presente na concepção do negócio. Lamentável.

Essa atitude, leva o empreendedor a não considerar a importância da criação e implantação de Planejamento de Marketing e Comunicação, Estudo de Mercado. Definição de público alvo, formação de equipe de vendas, definição de metas, treinamento e acompanhamento de resultados. " quem não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve"W.S . Nas empresas esse é o início do fim.

A área de marketing e comunicação é responsável pela estruturação da relação da empresa com o mercado e clientes. Define e executa as ações capazes de estabelecer e atingir metas, como a equipe interna de vendas e atendimento deve se relacionar com os clientes, mede nível de satisfação e re-direciona  as ações.

Alguns pontos importantes:

  • Estabeleça, implante e acompanhe seu cliente;

  • A estratégia coloca o cliente e sua empresa. Capacite sua equipe para acolher e estabelecer relacionamento profícuo com ele.

  • Mantenha a comunicação sempre ativa.

  • Ao fazer promoções, lançamentos, lembre do seu cliente. Aquele que já se relaciona com você;

  • Estabeleça estratégia de buscar novos clientes mas se esqueça dos atuais;

  • Estude e veja quem é seu cliente. Perfil geográfico, idade, sexo, profissão e demais aspectos importantes para o negócio. Contrate uma pesquisa;

  • Lembre que a tarefa de comunicação, relacionamento constante é a base para a concretização de vendas;

  • Contrate excelentes vendedores. Treine diariamente. Recompense;

  • Valorize as relações;

Espero,que consiga nesse Post sensibilizar o empreendedor para a importância de criar e Implantar esse alicerce de estrutura empresarial. Isso é fundamental para entender o funciona, então dá empresa e estabelecer Planejamento Estratégico para a empresa. Evoluir da condição de empreendedor para empresário e aumentar a possibilidade de vencer a mortalidade, tornando a empresa perene.