CONSTRUINDO UMA EMPRESA - CAPÍTULO V

MANUAL ORGANIZACIONAL

Os manuais são importantes instrumentos de gestão e de competitividade, eles garantem às empresas a eficácia dos objetivos definidos em seu Planejamento Estratégico.

Os manuais são o conjunto  de regras, leis e normas que regulamentam os objetivos e obrigações da empresa e seus colaboradores. Define a interligação das diversas áreas da empresa, as  relações da equipe de trabalho, suas tarefas, objetivos, resultados esperados. É a base para implantação da meritocracia como ferramenta de avaliação e definição de plano de carreira.

O precursor desse modelo de gestão administrativa e operacional foi Taylor, fundador da Escola de Administração Científica mas o responsável pela conotação que os manuais  possuem foi Max Weber, o pai da Teoria da Burocracia.

O manual não é um documento que se encerra. Precisa ser avaliado, revisto e atualizado constantemente. Isso porque as empresas, as relações de trabalho evoluem.

Para a manutenção do manual de forma orgânica, utilizamos o ciclo de PDCA.

Plan - planejar   Do - fazer Check - avaliar, revisar  Act - ajustar. Agir e mudar.

O manual é formado pelo:

Organograma -  retrato da empresa em determinado tempo e espaço. Registro da estrutura, pessoas, cargos, funções, áreas da empresa. Atribuições e Responsabilidades - neste item devemos estruturar a relação com os colaboradores definido nos aspectos:

  • O que o profissional deve possuir para estar apto a se candidatar e trabalhar na empresa. Escolaridade, experiência, habilidades, conhecimentos gerais e específicos;

  • O que a empresa oferece - cargo, função, remuneração fixa e estratégica, capacitação, plano de carreira, metas;

  • O que o colaborador precisa entregar - definir claramente o que a empresa espera do colaborador contratado. Comportamento, atitudes, entregas e desempenho.

Procedimentos - registro da forma como as tarefas devem ser desenvolvidas. Protocolo das ações que garantem a padronização das ações, facilitar o treinamento e acompanhar resultados consequentemente a avaliação de desempenho. Visam criar padrões que minimizem os riscos de perdas de eficiência, financeira e de resultado. Esses procedimentos podem ser esquematizadas através de fluxogramas, instruções de trabalho e procedimentos gerenciais. Devem ser elaborados de forma clara e simples para entendimento do executor.

Para tornar o manual uma peça orgânica, com movimento, é necessário sua revisão constante. Para essa revisão, devemos utilizar a metodologia de auditoria de processos:

  • Checar passo a passo de cada procedimento;

  • Avaliar sua aplicação em determinado tempo;

  • Checar se a aplicação está comprometida;

  • Analisar onde está o ponto crítico, que pode ser a pessoa, a evolução das tarefas ou seu desuso.

  • Apresentada sugestão de alteração do manual ou capacitação do colaborador

  • Obter aprovação;

  • Comunicar a  todos envolvidos as mudanças

  • Publicar e implementar as mudanças.